privacyverklaring

1. Wie zijn wij

base-events.nl, Placotiweg 2a, 4131 NL Vianen. Ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 63168677. Je bereikt ons via info@base-events.nl of 085-2033375. base-events is verantwoordelijk voor de verwerking van je persoonsgegevens zoals beschreven in deze verklaring.

2. Welke gegevens we verwerken

• Aanvraag via de website: je naam (en eventueel die van je partner), e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en de gegevens van je event, zoals datum, locatie, aantal gasten, tijden en je toelichting.
• Je persoonlijke portaal: wat je daar invult, zoals adresgegevens, planning, muziekwensen, gegevens van de locatie en de ceremoniemeester, en bestanden die je uploadt (draaiboek, plattegrond, rider).
• Huur van materiaal: je offertelijst, de huurperiode en de manier van leveren.
• Contact: berichten die je ons stuurt via WhatsApp, e-mail of telefoon.
• Dj's en artiesten die voor ons werken: naam, e-mailadres en je beschikbaarheid in het artiestenportaal.
• Administratie: factuurgegevens wanneer je een opdracht bij ons plaatst.

3. Waarom we die gegevens gebruiken

• Om je aanvraag te beantwoorden en je een voorstel of offerte te sturen.
• Om je event voor te bereiden en uit te voeren, inclusief het draaiboek voor de dj en de crew.
• Om je te bellen, mailen of appen over je aanvraag of je event.
• Om materiaal te verhuren, te leveren en weer op te halen.
• Om te factureren en te voldoen aan onze wettelijke (fiscale) verplichtingen.

We verwerken je gegevens omdat dat nodig is voor het voorbereiden en uitvoeren van een overeenkomst met jou, omdat de wet het verplicht (zoals de fiscale bewaarplicht), of omdat we er een gerechtvaardigd belang bij hebben, bijvoorbeeld om de website veilig te laten werken. We gebruiken je gegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming.

4. Hoe lang we gegevens bewaren

• Aanvragen die niet tot een opdracht leiden: maximaal 12 maanden na je aanvraag.
• Gegevens in je portaal en bestanden die je uploadt: tot 24 maanden na je event, zodat we bij een vervolgvraag kunnen terugkijken.
• Facturen en de administratie: 7 jaar, omdat de wet dat verplicht.

Wil je dat we je gegevens eerder verwijderen? Laat het ons weten, dan doen we dat als de wet het toestaat.

5. Met wie we gegevens delen

We verkopen je gegevens nooit. We delen ze alleen als dat nodig is voor je event of voor het goed laten werken van onze diensten:

• Met de dj's, artiesten en crew die aan je event werken. Zij krijgen alleen wat ze nodig hebben, zoals de datum, de locatie, de planning en je muziekwensen.
• Met de locatie van je event, als dat nodig is voor opbouw en techniek.
• Met dienstverleners die ons helpen, zoals onze hosting, de dienst waarmee we e-mail versturen en onze boekhouder. Met hen maken we afspraken over de beveiliging van je gegevens.

Neem je contact op via WhatsApp, dan verwerkt WhatsApp (Meta) ook gegevens volgens hun eigen privacybeleid. Gegevens worden zoveel mogelijk binnen de Europese Unie verwerkt.

6. Cookies

Onze website gebruikt functionele cookies en lokale opslag die nodig zijn om de site goed te laten werken, bijvoorbeeld om je voortgang in het aanvraagformulier of je offertelijst voor verhuur te onthouden. Daar is geen toestemming voor nodig. Gebruiken we cookies voor statistieken of marketing, of laden we inhoud van andere partijen zoals video's, dan vragen we daar eerst toestemming voor. Je kunt cookies altijd verwijderen of blokkeren via de instellingen van je browser.

7. Beveiliging

We nemen passende maatregelen om je gegevens te beschermen. De website gebruikt een beveiligde verbinding (SSL). Je persoonlijke portaal open je via een link met een unieke, onraadbare code. Deel die link alleen met mensen die meehelpen aan je event. Heb je het idee dat je gegevens niet goed beveiligd zijn of dat er misbruik is? Neem dan direct contact met ons op.

8. Je rechten

• Je hebt het recht om te weten waarom je gegevens nodig zijn, wat ermee gebeurt en hoe lang ze worden bewaard.
• Recht op inzage: je kunt opvragen welke gegevens we van je verwerken.
• Recht op correctie en aanvulling: je kunt je gegevens laten aanpassen of aanvullen.
• Recht op verwijdering: je kunt vragen je gegevens te verwijderen, voor zover we ze niet wettelijk moeten bewaren.
• Recht op overdracht: je kunt je gegevens opvragen om ze aan een andere partij te geven.
• Recht op bezwaar: je kunt bezwaar maken tegen het gebruik van je gegevens. Hebben we je om toestemming gevraagd, dan kun je die altijd intrekken.

Mail je verzoek naar info@base-events.nl. We reageren binnen vier weken. Heb je een klacht over hoe we met je gegevens omgaan, dan horen we dat graag. Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

9. Wijzigingen

We kunnen deze privacyverklaring aanpassen, bijvoorbeeld als onze dienstverlening verandert. De meest actuele versie staat altijd op deze pagina.